Preparación para la certificación ISO 9001
Informe Diagnóstico de Calidad
Síntesis ejecutiva del estado del Sistema de Gestión de la Calidad, la gestión por procesos y las acciones prioritarias para FINTAX Consulting.
01 / Diagnóstico
La organización cuenta con una base documentada; el SGC requiere integración y control operacional
La prioridad es convertir documentación y prácticas existentes en un sistema verificable, con responsables, controles, indicadores, evidencia y revisión de la Dirección.
02 / Análisis FODA
Diagnóstico estratégico: fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas
Herramienta que ordena la situación de FINTAX Consulting en cuatro categorías para convertir el resultado en decisiones estratégicas. Cruza qué depende de la firma y qué proviene del entorno; qué la favorece y qué la limita.
«Una fotografía estructurada del contexto interno y externo en un momento determinado.»
F
FortalezasInterno · favorable
- Alta competencia técnica y capacitación continua del personal.
- Alianza internacional (Praxity) y amplia diversificación de servicios especializados.
- Dominio de la normativa y del entorno regulatorio local, particularmente en materia tributaria.
- Solidez y capacidad financiera para sostener las operaciones y respaldar el crecimiento de la firma.
- Alta calidad y diferenciación de los entregables, sustentadas en la experiencia técnica del personal.
O
OportunidadesExterno · favorable
- Potencial de expansión de servicios en clientes actuales, apalancado en su satisfacción y confianza.
- Crecimiento de la demanda de servicios de cumplimiento y asesoría regulatoria (prevención de lavado de activos, precios de transferencia, facturación electrónica), donde la firma ya posee experiencia y capacidades en el manejo de ERPs como ADM Cloud.
- Demanda de servicios de tercerización en el ámbito de CFO.
- Expansión de la inteligencia artificial para la automatización y optimización de procesos.
- Disponibilidad de alianzas estratégicas para eficientizar el sistema de gestión.
- Evolución hacia modelos de facturación recurrente y por entregables, favoreciendo la previsibilidad de los ingresos.
D
DebilidadesInterno · desfavorable
- Sistema de Gestión de Calidad no implementado y con debilidades en indicadores, documentación, riesgos y acciones correctivas.
- Falta de claridad en roles y responsabilidades, ante la ausencia de una matriz RACI.
- Alta rotación de personal.
- Demoras en los tiempos de respuesta hacia el cliente interno y externo.
- Ausencia de una estructura y estrategia comercial formal.
- Ausencia de una planificación estratégica formalmente implementada.
A
AmenazasExterno · desfavorable
- Riesgo de incremento en los plazos de recuperación de cartera por incumplimiento de pago de clientes.
- Cambios en el Código Procesal Penal que puedan impactar las operaciones.
- Volatilidad en la tasa de cambio del dólar estadounidense (US$).
- Inestabilidad política y económica nacional e internacional.
- Ciberataques y uso indebido de IA que comprometan la información de clientes.
Fuente: Análisis FODA · FINTAX Consulting, elaborado por ECCO QUALITÁ.
03 / Mapa de procesos
Mapa de procesos institucional
La arquitectura actualizada integra procesos estratégicos, claves y de apoyo. Los procesos externos se identifican mediante un borde discontinuo.
04 / Documentos del SGC
Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad
El inventario consolida los documentos revisados, su nivel de control, evidencia de uso y acción de depuración requerida para estructurar el SGC.
Inventario documental revisado
La información proviene del levantamiento documental de FINTAX. Cada documento permite consultar su área responsable, tipo, código, versión, estado de control, uso y acción de depuración.
Trece documentos cuentan con firma de aprobación verificada sobre el ejemplar escaneado: diez del CEO, dos de la Adm., People & Culture Manager y el Manual de Control de Calidad, único firmado en tres instancias. La firma del aprobador acredita la aprobación (ISO 9001, 7.5.2 c), pero no la revisión previa, y el histórico de revisiones está en blanco en todas las políticas firmadas. No existe un registro maestro que gobierne el conjunto.
Documentos por tipoCantidad de documentos por categoría documental0 categorías
Estado de controlFirma, aprobación, código y control documental0 estados
Alcance y criterios del inventarioBase de conteo y datos requeridos para el control documentalVer detalle
Base de conteo. El inventario reproduce, en el mismo orden, las 64 entradas del numeral 9.4 del informe diagnóstico: el lote de 66 archivos de FINTAX (clasificado por la firma en cinco carpetas —firmados, firmados pero no aplicables, sin firma, obsoletos y registros— y agrupado aquí en 63 filas, con los once descriptivos de puesto reunidos en una sola entrada, como en el informe) más una fila colectiva para los dieciséis cuestionarios de entrevista. El nombre, el tipo, el estado de control documental y la observación de cada fila son los del informe. El área responsable, el estado de uso y la acción de depuración no figuran como columnas en el informe: son una clasificación de apoyo para poder filtrar el inventario, y pueden no coincidir con el criterio que adopte la Dirección al designar dueños de proceso.
Información a completar en la fase de diseño.
- Propietario y responsable del proceso
- Elaboró, revisó y aprobó
- Fecha de aprobación y próxima revisión
- Ubicación o enlace al archivo vigente
- Clasificación, confidencialidad y retención
- Estado de vigencia y número de archivos agrupados
Detalle del inventario documental
Agrupe y filtre los documentos para consultar los incluidos en cada área, tipo, estado de control, uso o acción de depuración.
05 / Resultados de experiencia
Resultados de clima laboral y satisfacción de clientes
Los resultados corresponden a levantamientos realizados en julio y agosto de 2026. Se presentan como una medición de corte, no como una tendencia histórica.
Experiencia del colaborador · 22 jul–12 ago 2026
Clima laboral
15 de 19 personas participaron. La satisfacción general reportada fue de 100 %, con oportunidades de mejora en escucha, autonomía y agilidad interna.
83.7 %Índice general
Mejor puntuada90.7 %
Menor puntuada70.7 %
Promedio de 15 afirmaciones sobre rol, procesos y servicio al cliente (escala 1–5) · 15 respuestas.
+73.3eNPS
Promotores (9–10)80.0 %
Pasivos (7–8)13.3 %
Detractores (0–6)6.7 %
eNPS = % promotores − % detractores · 15 respuestas.
8.93/10Recomendación media
Puntuó 105 personas
Puntuó 97 personas
Puntuó 82 personas
Puntuó 51 persona
¿Qué tan probable es que recomiendes a FINTAX como buen lugar para trabajar? · 15 respuestas.
Fuente: Encuesta de Experiencia del Colaborador FINTAX · 15 respuestas válidas.
Satisfacción de clientes · 20 jul–27 ago 2026
Satisfacción de clientes
18 de 46 clientes respondieron. La relación y el equipo obtuvieron 100 % de conformidad; la precisión del entregable requiere seguimiento focalizado.
94.4 %Satisfacción global
Muy satisfecho10 clientes
Satisfecho7 clientes
Muy insatisfecho1 cliente
% que respondió "satisfecho" o "muy satisfecho" · 18 respuestas.
+88.9NPS
Promotores (9–10)88.9 %
Pasivos (7–8)11.1 %
Detractores (0–6)0.0 %
NPS = % promotores − % detractores · 18 respuestas.
9.61/10Recomendación media
Puntuó 1013 clientes
Puntuó 93 clientes
Puntuó 82 clientes
¿Qué tan probable es que recomiendes a FINTAX Consulting? · 18 respuestas.
Fuente: Encuesta de Satisfacción del Cliente FINTAX · 18 respuestas válidas.
Lectura metodológica y consideraciones para la toma de decisiones
Las mediciones no cuentan con una serie histórica ni segmentación por servicio o encargo. La encuesta de colaboradores cubrió el 79 % de la nómina y la de clientes el 39 % de la cartera registrada. En cada levantamiento se identificó un registro incoherente; los resultados se presentan tal como fueron consolidados en los informes de encuesta y deben complementarse con análisis de causa, planes de acción y mediciones periódicas.
06 / Respuestas abiertas
Respuestas abiertas de las encuestas
Los comentarios se organizan por encuesta y pregunta para facilitar su consulta. Se normalizaron ortografía, espaciado y puntuación sin modificar el sentido de cada respuesta.
Experiencia del colaborador · 15 respuestas
Clima laboral
Las respuestas abiertas muestran oportunidades en gestión de solicitudes, automatización, coordinación interna, dimensionamiento de carga y condiciones de trabajo.
¿Qué es lo primero que cambiarías en la firma para poder servir mejor a nuestros clientes?
15 respuestas
- 01
Implementar un sistema de gestión de tickets que permita registrar, monitorear, priorizar y dar seguimiento a todas las solicitudes de los clientes, garantizando trazabilidad, tiempos de respuesta adecuados y una atención oportuna.
- 02
Seguir optimizando y automatizando los procesos.
- 03
Contratar más personal para segmentar las tareas.
- 04
Fortalecer la colaboración entre equipos para brindar soluciones más integrales.
- 05
Uniformes a elegir para cada colaborador, de lunes a jueves, para una mejor organización del personal.
- 06
Cambiar la carga de trabajo continua y las exigencias en plazos cortos.
- 07
Fortalecer la experiencia del cliente, la capacitación continua del personal y una cultura en la que el cliente perciba que la firma le ayuda a ganar más dinero, pagar correctamente sus impuestos y tomar mejores decisiones, no solo a presentar formularios. Esa es la diferencia entre una firma buena y una firma excepcional. Somos excepcionales.
- 08
Hasta ahora, nada.
- 09
Sin comentario.
- 10
Mejorar la organización y la comunicación entre las áreas.
- 11
Que los espacios de trabajo estén fraccionados por cubículos para tener mejor concentración.
- 12
Como nuevo en la firma, no cambiaría nada porque entiendo que los requerimientos de los clientes se están entregando a tiempo.
- 13
Mejorar la comunicación entre los colaboradores internos.
- 14
Evaluar correctamente el tiempo que tomará realizar un servicio solicitado.
- 15
Mejorar la comunicación interna en las posiciones de liderazgo.
¿Qué es lo que más valoras de trabajar en FINTAX Consulting?
15 respuestas
- 01
Contribuir al crecimiento de la firma mientras continúo fortaleciendo mis conocimientos y desarrollo profesional.
- 02
Sin comentario.
- 03
El buen trato que recibe el personal.
- 04
El trabajo en equipo.
- 05
Mis compañeros y los aprendizajes.
- 06
Valoro cómo cada día se mejoran los procesos internos y externos, además del apoyo continuo a la mejora profesional de los colaboradores y, en general, el ambiente laboral sano y armónico que existe.
- 07
Valoro la entrega, el compromiso, la calidad del trabajo, el crecimiento profesional y la oportunidad de formar parte del equipo. A Dios sea la gloria. ¡Amén!
- 08
Es una empresa que apoya al colaborador en su desarrollo personal y profesional. Como empleada, me siento escuchada, valorada, con aspiraciones de avanzar y contribuir al crecimiento de la empresa para beneficio de ambas partes.
- 09
Sin comentario.
- 10
El personal se mantiene actualizado, capacitado y orientado en las leyes vigentes; se procura que el crecimiento sea profesional y personal a la vez.
- 11
Respeto.
- 12
El trabajo en equipo.
- 13
Las experiencias obtenidas y la comprensión de las situaciones que enfrentan los colaboradores.
- 14
El fomento al crecimiento profesional y personal.
- 15
El ambiente laboral.
Fuente: Encuesta de Experiencia del Colaborador FINTAX · 15 respuestas válidas.
Satisfacción de clientes · 18 respuestas
Voz del cliente
Cada respuesta identifica a la empresa o persona física y muestra la puntuación de recomendación (0–10) otorgada en la pregunta anterior de la encuesta, junto con la justificación registrada en voz del cliente.
¿Cuál es la razón principal de su puntuación a la pregunta anterior?
18 respuestas
- 01
Satisfacción total.
- 02
La eficiencia, calidad y responsabilidad en lo que hacen.
- 03
Siempre disponibles y con plazos de entrega muy razonables.
- 04
Eficacia.
- 05
Es una entidad que cuenta con excelentes profesionales muy capacitados. Sus servicios se realizan con eficiencia, responsabilidad y honestidad.
- 06
Estamos muy satisfechos con sus servicios.
- 07
Al surgir la necesidad de brindar apoyo a uno de nuestros clientes en República Dominicana, el equipo de FINTAX estuvo siempre disponible y mostró una gran disposición para colaborar. Durante todo el proceso demostró entendimiento de los objetivos del proyecto y compromiso con los tiempos establecidos, lo cual agradecemos tanto nosotros como el cliente.
- 08
Buena experiencia y cumplimiento.
- 09
La satisfacción de sus servicios.
- 10
La excelencia en el servicio y la profesionalidad para abordar temas críticos que pueden convertirse en riesgo para nuestra empresa.
- 11
Confío en la visión del CEO y en su búsqueda permanente de mejora continua.
- 12
Satisfacción.
- 13
Félix es duro.
- 14
Facilitan las cosas.
- 15
Sin comentario.
- 16
La experiencia cercana y ajustada al cliente es clave para asegurar que el servicio responda a sus necesidades y logre un excelente resultado.
- 17
Firma ágil, con interés y deseo de crecer como empresa. Se mantiene actualizada en los temas relevantes.
- 18
Su buen servicio.
Su opinión nos ayuda a mejorar
9 respuestas registradas
- 01
Continuar siendo competitivos y manteniendo una calidad total.
- 02
Continuar.
- 03
Seguir un mismo hilo de correos y no iniciar uno nuevo cada vez, porque a veces es difícil seguir el contexto. En especial con las facturas, que se envían por varias vías diferentes.
- 04
Continuar brindando el servicio de calidad al que nos tienen acostumbrados.
- 05
Continuar siendo eficientes.
- 06
Seguir compartiendo con todo el personal la razón de existir de la empresa, para cumplir siempre con la misión y la visión.
- 07
Un punto a mejorar son los informes y reportes: llegan con oportunidades de mejora y requieren varias revisiones. Aún no se ha recibido el reporte financiero debido a inconsistencias de forma y de fondo.
- 08
Es difícil sugerir algo en este momento.
- 09
Sin comentario.
Fuente: Encuesta de Satisfacción del Cliente FINTAX · 18 respuestas válidas. Se identifica la empresa o persona física respondiente y la puntuación de recomendación (0–10) otorgada en la pregunta anterior de la encuesta.
07 / Hallazgos
Matrices de hallazgos por perspectiva
Expande cada perspectiva para revisar el hallazgo consolidado, su prioridad, plazo de atención y relación con ISO 9001:2015.
Los registros conservan la clasificación y el plazo definidos para cada hallazgo de la matriz consolidada.
08 / Estructura organizacional
Organigramas interactivos con la estructura visual aprobada
Las láminas reproducen el organigrama actual y la propuesta ECCO QUALITÁ. Selecciona una posición para consultar la persona asociada o su condición de cobertura.
Organigrama actual
Estructura vigente, reproducida desde la lámina institucional.
Selecciona cualquier cargo en la lámina para ver el detalle de asignación en una ventana emergente. En pantallas pequeñas, desplaza la lámina horizontalmente.
09 / Cumplimiento normativo
Matriz de cumplimiento ISO 9001:2015
Consulta cada requisito evaluado, su estado, nivel y la observación que sustenta el resultado del diagnóstico.
1.40 / 5Nivel de madurez promedioEscala 0–5 · Nivel Inicial
28.06 %Cumplimiento global estimadoNivel Inicial
FINTAX Consulting se ubica en un nivel inicial de cumplimiento normativo: ningún requisito se cumple plenamente. El mayor avance relativo está en Operación (1.78 / 5), Apoyo (1.75 / 5) y Liderazgo (1.67 / 5), donde la experiencia práctica, los criterios técnicos establecidos y el cuerpo de políticas aprobadas y firmadas compensan parcialmente la falta de sistema. La mayor brecha está en Planificación (0.67 / 5) y Contexto (0.75 / 5).
Despliega un capítulo para consultar los requisitos, el estado, el nivel y la observación registrada. La matriz fuente no asigna recomendaciones por requisito; las acciones se encuentran en la matriz de hallazgos.
10 / Alcance documental
Alcance documental de la Fase 2: qué debe crearse desde cero
Levantamiento sobre el Mapa de Procesos institucional versión 2026, diseñado por ECCO QUALITÁ y adoptado en el numeral 4.1.6-4.1.7 del informe diagnóstico como lista única de procesos, bajo el supuesto de que la firma no cuenta hoy con ninguna ficha de proceso ni procedimiento formalmente emitido. Este alcance es la justificación documental de la Fase 2: Diseño y documentación del SGC.
17 fichas de proceso a crear, una por cada proceso del mapa. Los procedimientos a crear por línea de servicio y por fase de implantación (sección siguiente) son una propuesta de ECCO QUALITÁ para la secuenciación de la Fase 2 y no una cifra literal del informe; su recuento total está pendiente de revalidar contra la taxonomía de 17 procesos.
Distribución por banda del mapa
La banda clave forma la cadena de valor del encargo: Captación y Contratación, Ejecución del Servicio (desagregada en las seis líneas del portafolio para evaluar titularidad), Revisión y Control de Calidad, y Entrega, Facturación y Seguimiento.
| Categoría | Procesos | Fichas | % del mapa |
|---|---|---|---|
| Estratégico | 6 | 6 | 35.3 % |
| Clave | 4 | 4 | 23.5 % |
| Apoyo | 7 | 7 | 41.2 % |
| Total | 17 | 17 | 100 % |
01Fichas de proceso a crearFrontera, dueño, entradas, salidas, interacciones, recursos e indicadores de cada proceso17 fichas
Una ficha por proceso; ninguna por subproceso. La ficha no documenta el «cómo»: eso corresponde al procedimiento. La lista de 17 procesos y el estado de titularidad proceden literalmente del numeral 4.1.6-4.1.7 del informe diagnóstico, verificado contra nómina, organigrama y descriptivos de puesto. Ejecución del Servicio se evalúa desagregada en sus seis líneas (22 unidades evaluables) solo para fines de titularidad; sigue siendo un único proceso y una única ficha. Los indicadores propuestos son una propuesta de ECCO QUALITÁ, no una cifra del informe.
| Proceso | Banda | Dueño / línea con titularidad distinta | Estado de la titularidad | Indicadores propuestos |
|---|---|---|---|---|
| Dirección Estratégica y Gobierno | Estratégico | CEO / Socio Director | Con dueño identificable | % de objetivos de calidad con meta alcanzada · Número de revisiones por la dirección ejecutadas en el año |
| Gestión de Riesgos, Ética e Independencia | Estratégico | Oficial de Cumplimiento (rol sin titular en nómina) | Sin dueño posible hoy | % de encargos con declaración de independencia firmada · % de clientes nuevos con expediente KYC completo |
| Innovación y Actualización Técnica | Estratégico | Por designar | Sin dueño posible hoy | Horas de actualización técnica por profesional · Número de cambios normativos comunicados y aplicados |
| Relación con el Cliente y Experiencia | Estratégico | Por confirmar | Dueño con reserva | NPS de clientes · % de quejas registradas y cerradas |
| Planificación del Encargo | Estratégico | Coordinación de cada línea | Dueño con reserva | % de encargos con planificación documentada antes del inicio · Desviación de horas reales frente a presupuestadas |
| Gestión de Calidad y Control Interno | Estratégico | Responsable del SGC (vacante) | Sin dueño posible hoy | % de hallazgos de auditoría interna cerrados con evidencia de eficacia · % del maestro documental vigente y aprobado |
| Captación y Contratación | Clave | Repartido entre tres posiciones | Sin dueño posible hoy | Tasa de conversión de propuestas · % de expedientes KYC completos |
| Ejecución del Servicio | Clave | 6 líneas con titularidad distinta: Auditoría (con dueño) · Gestión Fiscal y Tributaria, Precios de Transferencia, BPO Contable Laboral y Fiscal (dueño con reserva) · Consultoría Financiera y Fiscal, Derecho Corporativo (sin dueño posible hoy) | Mixta por línea (ver detalle) | % de encargos entregados en la fecha comprometida · Reprocesos por línea de servicio |
| Revisión y Control de Calidad | Clave | Por confirmar | Dueño con reserva | % de encargos con revisión de calidad ejecutada y registrada |
| Entrega, Facturación y Seguimiento | Clave | Asistente administrativa (sin dueño de nivel gerencial) | Sin dueño posible hoy | % de entregas con acuse de recibo normalizado · Tiempo entre liberación y entrega |
| Gestión Humana y Cultura | Apoyo | Adm., People & Culture Manager | Con dueño identificable | % del plan de capacitación ejecutado · Rotación anual · eNPS |
| Administración y Finanzas Internas | Apoyo | Gerencia Administrativa | Dueño con reserva | Desviación presupuestaria · Días promedio de recuperación de cartera (DSO) |
| Tecnología e Infraestructura (externo) | Apoyo | Sin función interna de tecnología | Sin dueño posible hoy | % de pruebas de restauración exitosas · Tiempo de resolución de incidentes |
| Mercadeo y Desarrollo de Negocio | Apoyo | Función comercial por designar | Sin dueño posible hoy | Acciones de comunicación ejecutadas frente a planificadas |
| Compras y Proveedores | Apoyo | Gerencia Administrativa | Dueño con reserva | % de proveedores críticos evaluados en el año |
| Gestión Documental y Confidencialidad | Apoyo | Por designar | Sin dueño posible hoy | % de expedientes completos según índice normalizado |
| Alianza Praxity y Red Internacional (externo) | Apoyo | CEO / Socio Director | Dueño con reserva | Referimientos recibidos y emitidos en el año |
Resumen de titularidad (22 unidades evaluables, numeral 4.1.6 del informe): 3 con dueño identificable — Dirección Estratégica y Gobierno · Auditoría · Gestión Humana y Cultura; 9 con dueño con reserva — Relación con el Cliente y Experiencia · Planificación del Encargo · Gestión Fiscal y Tributaria · Precios de Transferencia · BPO Contable, Laboral y Fiscal · Revisión y Control de Calidad · Administración y Finanzas Internas · Compras y Proveedores · Alianza Praxity y Red Internacional; 10 sin dueño posible hoy — Gestión de Riesgos, Ética e Independencia · Innovación y Actualización Técnica · Gestión de Calidad y Control Interno · Captación y Contratación · Consultoría Financiera y Fiscal · Derecho Corporativo · Entrega, Facturación y Seguimiento · Tecnología e Infraestructura · Mercadeo y Desarrollo de Negocio · Gestión Documental y Confidencialidad.
02Procedimientos a crear, por fase de implantaciónEl orden es por dependencia, no por importancia: un procedimiento emitido antes de que exista control documental nace fuera de control36 procedimientos
Criterio de separación: se emite un procedimiento distinto cuando cambia el responsable, el criterio de aceptación o el registro que queda. Si los tres coinciden, es el mismo procedimiento aunque el mapa liste varios subprocesos. Nota: este catálogo de procedimientos por fase es una propuesta de secuenciación de ECCO QUALITÁ elaborada sobre una versión anterior de 19 procesos; su recuento y sus referencias a procesos individuales están pendientes de revalidar contra los 17 procesos y 79 subprocesos del informe vigente (numeral 4.1.6).
01 Fase 1 · 0 a 6 mesesSistema mínimo auditable: control documental, riesgos, aceptación e independencia, planificación del encargo, liberación y entrega, archivo, quejas, seguridad de la información y formación. 14 procedimientos
PR-GCI-01 · Control de la información documentadaProceso: Gestión de Calidad y Control InternoEstratégicoISO 7.5.2 y 7.5.3Fase 1
Qué cubreCodificación, emisión, aprobación, revisión, distribución, control de versiones y derogación de todo documento del SGC.
Registros y formatos asociadosMaestro documental · Lista de distribución · Formato de solicitud de cambio
Por qué es necesario en FINTAXSin este procedimiento ningún otro documento que se emita queda controlado. Es el primero por construcción, no por importancia relativa.
PR-GCI-03 · No conformidades, acciones correctivas y mejora continuaProceso: Gestión de Calidad y Control InternoEstratégicoISO 10.2Fase 1
Qué cubreRegistro del hallazgo, análisis de causa, acción correctiva, verificación de eficacia y cierre.
Registros y formatos asociadosFormato de no conformidad y acción correctiva · Registro de acciones
Por qué es necesario en FINTAXEl Informe de Revisión de Procesos Internos de 2025 dejó diez hallazgos sin cierre. Sin este procedimiento la firma detecta y no corrige.
PR-GCI-04 · Control de salidas no conformesProceso: Gestión de Calidad y Control InternoEstratégicoISO 8.7Fase 1
Qué cubreIdentificación, segregación, corrección y autorización de entregables que no cumplen antes de llegar al cliente.
Registros y formatos asociadosRegistro de salida no conforme
Por qué es necesario en FINTAXHoy el control de borrador y versión final existe (marca de agua, firma y sello) pero no hay registro de qué se detuvo ni por qué.
PR-GCI-06 · Liberación y entrega del entregableProceso: Gestión de Calidad y Control InternoEstratégicoISO 8.5.6 y 8.6Fase 1
Qué cubreVerificación final, autorización de salida con nombre y fecha, identificación de versión, envío y acuse de recibo del cliente, aplicable a las seis líneas.
Registros y formatos asociadosRegistro de liberación · Acuse de entrega · Control de versiones del entregable
Por qué es necesario en FINTAXFuera de CaseWare no queda constancia recuperable de quién autorizó la salida de un entregable. El mapa reparte la entrega entre Auditoría y Gestión Fiscal y Tributaria y la omite en las otras cuatro líneas: el control debe emitirse una sola vez y aplicarse a todas.
PR-GRI-01 · Aceptación y continuidad de clientes y encargosProceso: Gestión de Riesgos, Ética e IndependenciaEstratégicoNIGC 1 · Ley 155-17Fase 1
Qué cubreProspecto, debida diligencia KYC, evaluación de riesgo, decisión de aceptación, revisión anual de continuidad y renuncia.
Registros y formatos asociadosFO-PRS-003 y FO-PRS-004 reemitidos · Expediente KYC · Registro de decisiones
Por qué es necesario en FINTAXLa firma es sujeto obligado, tiene el formulario desde 2024 sin uso y no tiene Oficial de Cumplimiento. Es exposición legal, no solo brecha de calidad.
PR-GRI-02 · Independencia, conflictos de interés y confidencialidadProceso: Gestión de Riesgos, Ética e IndependenciaEstratégicoCódigo IESBA · NIA 220 rev.Fase 1
Qué cubreDeclaración por integrante y por encargo, evaluación de amenazas, salvaguardas, renuncia por relación familiar y acuerdos de confidencialidad.
Registros y formatos asociadosFO-PRS-001 y FO-PRS-002 reemitidos · Registro de declaraciones por encargo
Por qué es necesario en FINTAXEs el hallazgo de mayor severidad del diagnóstico. El instrumento existe desde febrero de 2024 y no se aportó ningún ejemplar firmado.
PR-GRI-03 · Gestión de riesgos y oportunidadesProceso: Gestión de Riesgos, Ética e IndependenciaEstratégicoISO 6.1 · NIGC 1Fase 1
Qué cubreIdentificación, análisis, evaluación, tratamiento y seguimiento de riesgos por proceso y de riesgos de calidad de la firma.
Registros y formatos asociadosMTZ-DYC-001 reemitida y diligenciada · FO-DYC-001 · Plan de tratamiento
Por qué es necesario en FINTAXLa matriz existe con las columnas de riesgo, probabilidad, impacto y respuesta en blanco. El procedimiento es lo que la hace operar.
PR-DEG-01 · Planeación estratégica y revisión por la direcciónProceso: Dirección Estratégica y GobiernoEstratégicoISO 5.1, 6.2 y 9.3Fase 1
Qué cubreDefinición de objetivos de calidad con meta y responsable, comité mensual de KPI, revisión trimestral y revisión anual por la dirección.
Registros y formatos asociadosActa de revisión por la dirección · Matriz de objetivos de calidad
Por qué es necesario en FINTAXEl Plan Estratégico 2026-2029 fija seis metas y ninguna es calculable hoy. Este procedimiento es lo que conecta el plan con la medición.
PR-GCO-01 · Prospección, propuesta y contrataciónProceso: Gestión ComercialClaveISO 8.2.1, 8.2.2 y 8.2.3 · NIGC 1Fase 1
Qué cubreProspección, diagnóstico inicial, propuesta técnica y económica, negociación, carta de encargo y contrato firmado.
Registros y formatos asociadosPropuesta · Carta de encargo · Contrato · Registro de propuestas
Por qué es necesario en FINTAXNi la propuesta ni la carta de compromiso fueron aportadas pese a ser citadas por tres áreas. Es el punto donde se fija lo que después hay que cumplir.
PR-GCO-03 · Atención de quejas, reclamaciones y denunciasProceso: Gestión ComercialClaveISO 8.2.1 y 10.2 · NIGC 1Fase 1
Qué cubreRecepción por cualquier canal, registro, análisis, respuesta al cliente, acción correctiva y canal de denuncia interna.
Registros y formatos asociadosFO-MCO-003 reemitido · Registro de quejas
Por qué es necesario en FINTAXEl formulario existe desde 2024 y ningún entrevistado lo menciona. Sin registro, la firma no puede demostrar que atiende una reclamación.
PR-PLE-01 · Planificación del encargoProceso: Planificación del EncargoEstratégicoISO 8.1 · NIA 300Fase 1
Qué cubreAsignación de equipo y responsable, definición de alcance y cronograma, requerimiento de información al cliente y presupuesto de horas.
Registros y formatos asociadosPlan del encargo · Presupuesto de horas · Requerimiento de información
Por qué es necesario en FINTAXEl flujo es común a las seis líneas; lo que cambia por línea es el contenido técnico, que se resuelve en programas de trabajo, no en procedimientos distintos.
PR-GHC-02 · Competencia, formación y evaluación del desempeñoProceso: Gestión Humana y CulturaApoyoISO 7.2 y 7.3 · NIGC 1Fase 1
Qué cubreMatriz de competencia por puesto, detección de necesidades, plan de capacitación, evaluación de la eficacia de la formación y evaluación del desempeño.
Registros y formatos asociadosFOR-ADM-007 reemitido · Matriz de competencia · Matriz de capacitaciones
Por qué es necesario en FINTAXLa evaluación de desempeño pondera un 30 % en valores institucionales que no están en el Código de Ética, y no se mide la eficacia de la formación.
PR-TIC-02 · Seguridad de la información, respaldo y continuidadProceso: Tecnología de la InformaciónApoyoISO 7.5.3 · ISO 8.4Fase 1
Qué cubreAltas y bajas de usuario, matriz de accesos, política de contraseñas, respaldo, prueba de restauración y plan de continuidad.
Registros y formatos asociadosMatriz de accesos · Registro de altas y bajas · Acta de prueba de restauración
Por qué es necesario en FINTAXExiste Acronis configurado y ninguna prueba de restauración evidenciada, sobre un servidor que la propia firma califica como en estado crítico.
PR-GDC-01 · Expediente del encargo, archivo y conservaciónProceso: Gestión Documental y ConfidencialidadApoyoISO 7.5.3 · NIA 230 · NIGC 1Fase 1
Qué cubreÍndice normalizado del expediente, regla de prevalencia entre repositorios, cierre del expediente, plazo de conservación y registro de préstamo.
Registros y formatos asociadosÍndice de expediente · Registro de consulta y préstamo del archivo físico
Por qué es necesario en FINTAXLa documentación coexiste en SharePoint, OneDrive y archivo físico sin regla escrita de cuál rige, sin índice y sin evidencia del plazo de seis años que fija el propio Manual.
02 Fase 2 · 6 a 12 mesesCadena de valor documentada línea por línea, auditoría interna operando, revisión de calidad del encargo e indicadores con dato. 13 procedimientos
PR-GCI-02 · Auditoría interna del sistema de gestiónProceso: Gestión de Calidad y Control InternoEstratégicoISO 9.2 · NIGC 1Fase 2
Qué cubrePrograma anual, planificación, ejecución, informe y seguimiento de la auditoría interna y de la inspección del sistema.
Registros y formatos asociadosPrograma anual · Plan de auditoría · Informe · Lista de verificación
Por qué es necesario en FINTAXLa firma tiene los formularios de inspección desde 2024 y ninguna inspección ejecutada. Requiere auditor formado e independiente del área auditada.
PR-GCI-05 · Revisión de calidad del encargoProceso: Gestión de Calidad y Control InternoEstratégicoNIGC 1 / ISQM 2 · NIA 220 rev.Fase 2
Qué cubreDesignación del revisor, alcance de la revisión, documentación de la revisión y resolución de diferencias de criterio.
Registros y formatos asociadosFO-MCO-001 reemitido · Nombramiento del revisor
Por qué es necesario en FINTAXEl mapa ubica «Revisión y control de calidad» dentro de Auditoría. El revisor debe ser independiente del equipo del encargo: el procedimiento debe residir fuera de la línea.
PR-DEG-02 · Gestión de indicadores y análisis de datosProceso: Dirección Estratégica y GobiernoEstratégicoISO 9.1.1 y 9.1.3Fase 2
Qué cubreFicha de indicador, fuente del dato, frecuencia, responsable de la medición, umbral de alerta y escalamiento.
Registros y formatos asociadosFicha de indicador por KPI · Tablero consolidado
Por qué es necesario en FINTAXEl tablero actual define dieciséis indicadores, dos con dato. El problema no es el número de indicadores, es que nadie tiene asignada la medición.
PR-GCO-02 · Medición de la satisfacción del clienteProceso: Gestión ComercialClaveISO 9.1.2Fase 2
Qué cubreDiseño del instrumento, periodicidad, cálculo del NPS, análisis, divulgación y plan de acción.
Registros y formatos asociadosEncuesta · Informe de resultados · Plan de acción
Por qué es necesario en FINTAXEl mapa duplica esta actividad en Gestión de Calidad («Encuesta de satisfacción») y en Gestión Comercial («Medición de satisfacción»). Debe tener un solo dueño.
PR-AUD-01 · Ejecución de encargos de auditoríaProceso: AuditoríaClaveNIA 230, 320, 500 · NIIFFase 2
Qué cubrePlanificación técnica, materialidad, programas por área, obtención de evidencia, documentación en papeles de trabajo, supervisión y cierre.
Registros y formatos asociadosBase de Materialidad reemitida · Control de Áreas reemitido · Papeles de trabajo en CaseWare
Por qué es necesario en FINTAXLa línea ya opera con el Control de Áreas (115 procedimientos con elaborador y revisor). El procedimiento formaliza lo que ya funciona, no lo reinventa.
PR-CFF-01 · Ejecución de encargos de consultoría financiera y fiscalProceso: Consultoría Financiera y FiscalClaveISO 8.5 · Código IESBAFase 2
Qué cubreAlcance del encargo, metodología, documentación del análisis, revisión técnica y entregable.
Registros y formatos asociadosExpediente del encargo · Informe
Por qué es necesario en FINTAXCasi toda la línea quedó como no evaluable en el diagnóstico: ninguna fuente la describe. El procedimiento es también el instrumento de levantamiento.
PR-GFT-01 · Cumplimiento fiscal y tributarioProceso: Gestión Fiscal y TributariaClaveNormativa DGII · Ley 32-23Fase 2
Qué cubreCalendario de obligaciones por cliente, preparación, revisión, autorización del cliente, presentación y archivo del acuse.
Registros y formatos asociadosCalendario fiscal por cliente · Acuses de presentación · Registro de autorizaciones
Por qué es necesario en FINTAXOcho de las diecinueve personas trabajan en esta línea y no existe procedimiento. El control de plazos se lleva hoy por marcadores de correo.
PR-PDT-01 · Elaboración de estudios de precios de transferenciaProceso: Precios de TransferenciaClaveNormativa DGII (DIOR) · OCDEFase 2
Qué cubreEvaluación de riesgo, análisis funcional, búsqueda de comparables, estudio local, apoyo al reporte maestro y presentación del DIOR.
Registros y formatos asociadosEstudio local · DIOR presentado · Expediente de comparables
Por qué es necesario en FINTAXTres de los cuatro subprocesos quedaron como no evaluables. La obligación tiene fecha fija y el incumplimiento tiene sanción.
PR-BPO-01 · Ciclo mensual de BPO contable, laboral y fiscalProceso: BPO Contable, Laboral y FiscalClaveNIIF para PYMES · TSS y DGIIFase 2
Qué cubreSolicitud de documentación al cliente, registro, conciliaciones, nómina, cierre, revisión y envío de formatos 606, 607 y 608.
Registros y formatos asociadosParámetros de revisión mensual reemitidos · Registro del cierre por cliente
Por qué es necesario en FINTAXEs la línea mejor documentada de la firma: los Parámetros de revisión mensual tienen más de ochenta puntos de verificación. Solo falta emitirlos como procedimiento.
PR-DCO-01 · Ejecución de encargos de derecho corporativoProceso: Derecho CorporativoClaveNormativa societaria · CEI-RDFase 2
Qué cubreConstitución y registro, contratos y acuerdos societarios, inversión extranjera, disolución y liquidación, con control de plazos registrales.
Registros y formatos asociadosExpediente societario · Control de plazos registrales
Por qué es necesario en FINTAXLa línea completa quedó como no evaluable y no tiene personal asignado en la nómina. Antes del procedimiento hay que decidir si la línea se presta o se retira del portafolio.
PR-GHC-01 · Reclutamiento, selección e incorporaciónProceso: Gestión Humana y CulturaApoyoISO 7.1.2Fase 2
Qué cubreRequisición, prueba técnica, verificación de referencias, contratación, acompañamiento a la incorporación y confirmación.
Registros y formatos asociadosPlan de acompañamiento · Expediente del colaborador
Por qué es necesario en FINTAXEl proceso ya está estructurado con prueba técnica y verificación de referencias. Se documenta lo que existe y se corrige la aplicación desigual entre áreas.
PR-TIC-01 · Gestión del proveedor de servicios tecnológicosProceso: Tecnología de la InformaciónApoyoISO 8.4Fase 2
Qué cubreContrato, niveles de servicio, alcance de acceso a información de clientes, verificación del servicio y evaluación periódica del proveedor.
Registros y formatos asociadosContrato y acuerdo de nivel de servicio · Informe de evaluación del proveedor
Por qué es necesario en FINTAXEl proveedor administra los accesos a toda la información de clientes y opera sin contrato. Un proceso externo sin contrato no es un proceso controlado.
PR-CPR-01 · Compras y evaluación de proveedores externosProceso: Compras y ProveedoresApoyoISO 8.4Fase 2
Qué cubreRequisición, criterios de homologación, registro de proveedores aprobados, umbrales de autorización, recepción y evaluación periódica.
Registros y formatos asociadosRegistro de proveedores aprobados · Ficha de evaluación
Por qué es necesario en FINTAXNo existe registro de proveedores aprobados, ni criterios de homologación, ni umbrales de gasto coherentes entre documentos.
03 Fase 3 · 12 a 18 mesesAlcance completo: requisitos legales, vigilancia normativa, nuevos servicios, comunicación, finanzas internas y protección de datos. 9 procedimientos
PR-GRI-04 · Identificación y evaluación de requisitos legales y profesionalesProceso: Gestión de Riesgos, Ética e IndependenciaEstratégicoISO 4.2 · Ley 155-17 · Ley 32-23Fase 3
Qué cubreActualización de la matriz legal, asignación de responsable, evidencia objetiva y frecuencia de verificación por requisito.
Registros y formatos asociadosMatriz de cumplimiento legal de dieciséis entradas
Por qué es necesario en FINTAXLa matriz actual tiene once entradas y tres columnas, omite NIGC 1 y la facturación electrónica, y duda de la aplicabilidad de la Ley 155-17.
PR-IAT-01 · Vigilancia normativa y actualización técnicaProceso: Innovación y Actualización TécnicaEstratégicoISO 7.1.6 · NIGC 1Fase 3
Qué cubreMonitoreo de cambios en DGII, NIIF, NIA y legislación laboral, evaluación de impacto, comunicación interna y actualización de plantillas.
Registros y formatos asociadosBoletín de actualización · Registro de cambios aplicados
Por qué es necesario en FINTAXEl plan de capacitación 2026 dedica el 44 % a PLAFT y no incluye formación en NIA, NIIF ni normativa DGII.
PR-IAT-02 · Diseño y desarrollo de nuevos serviciosProceso: Innovación y Actualización TécnicaEstratégicoISO 8.3Fase 3
Qué cubreEvaluación de viabilidad, competencia requerida, metodología, prueba piloto y liberación comercial de una nueva línea.
Registros y formatos asociadosExpediente de diseño · Acta de liberación del servicio
Por qué es necesario en FINTAXEl Plan Estratégico compromete crecimiento por nuevas líneas. Sin este procedimiento la firma no puede acreditar cómo controla lo que lanza.
PR-GMC-01 · Comunicación institucional y uso de marcaProceso: Gestión de Mercadeo y ComunicacionesEstratégicoISO 7.4Fase 3
Qué cubreComunicación interna y externa, aprobación de material publicado, uso de la razón social y de la identidad visual.
Registros y formatos asociadosCalendario de comunicación · Manual de marca
Por qué es necesario en FINTAXExisten tres razones sociales distintas en documentos vigentes de 2026 y dos juegos de misión, visión y valores en circulación.
PR-AFI-01 · Presupuesto, tesorería y desembolsosProceso: Administración y Finanzas InternasApoyoISO 7.1.1Fase 3
Qué cubreElaboración y seguimiento del presupuesto, caja chica, desembolsos con umbrales y jerarquía de autorización, y segregación de funciones.
Registros y formatos asociadosProcedimiento de caja chica reemitido · Política de reembolsos corregida
Por qué es necesario en FINTAXAbsorbe los dos procedimientos existentes y corrige el defecto de la política de reembolsos, donde quien ejecuta el desembolso también lo verifica.
PR-AFI-02 · Nómina interna y obligaciones laboralesProceso: Administración y Finanzas InternasApoyoCódigo de Trabajo · TSS · INFOTEPFase 3
Qué cubreCálculo de nómina, aportes TSS e INFOTEP, IR-13, vacaciones, regalía y registro de novedades.
Registros y formatos asociadosPlanillas TSS · Registro de novedades
Por qué es necesario en FINTAXEl módulo de nómina de Ecohub es calificado por su propio responsable como no eficiente ni exacto, con IR-13 y cálculos laborales manuales.
PR-AFI-03 · Facturación y cobranza a clientesProceso: Administración y Finanzas InternasApoyoLey 32-23 (e-CF) · ISO 8.6Fase 3
Qué cubreFacturación electrónica tras la entrega, gestión de cartera, antigüedad de saldos, gestión de mora y provisión.
Registros y formatos asociadosFactura electrónica · Análisis de antigüedad de cartera
Por qué es necesario en FINTAXEl mapa resuelve la duplicación anterior y deja la facturación en Administración y Finanzas Internas. Debe declararse la interfaz con la entrega: el DSO es una de las seis metas del Plan Estratégico y depende de cuándo se libera el entregable.
PR-GDC-02 · Confidencialidad y custodia de credenciales de clientesProceso: Gestión Documental y ConfidencialidadApoyoCódigo IESBA · Ley 172-13Fase 3
Qué cubreAcuerdos de confidencialidad, custodia de credenciales de clientes en portales DGII, TSS y SIRLA, y tratamiento de datos de terceros.
Registros y formatos asociadosNDA firmados · Registro de custodia de credenciales
Por qué es necesario en FINTAXEsta versión del mapa eliminó el subproceso «Protección de datos» y conservó «Confidencialidad» en el nombre del proceso. La obligación legal y deontológica no desaparece: los accesos y credenciales de clientes se gestionan hoy sin registro de custodia.
PR-RIF-01 · Gestión de la red internacional de firmasProceso: Red Internacional de FirmasApoyoISO 8.4 · Estándares PraxityFase 3
Qué cubreReferimientos recibidos y emitidos, cumplimiento de los estándares de la alianza y participación en sus revisiones y formación.
Registros y formatos asociadosRegistro de referimientos · Resultados de revisión de la red
Por qué es necesario en FINTAXLa pertenencia a Praxity impone estándares de calidad y revisiones cuyo resultado la firma debe gestionar como entrada de su propio sistema.
Nota de alcance. Construido sobre el Mapa de Procesos institucional recibido el 22 de septiembre de 2026. Este levantamiento parte del supuesto declarado de que no existe ninguna ficha ni ningún procedimiento. Los formularios codificados que la firma ya posee (MA-MCO-001 y sus anexos, FOR-ADM-007, los dos procedimientos administrativos, la Base de Materialidad, el Control de Áreas y los Parámetros de revisión mensual) no se descartan: se reemiten como registros y anexos dentro de los procedimientos que los invocan, lo que reduce el esfuerzo de redacción real.
Fuente: Alcance Documental del Sistema de Gestión de Calidad · FINTAX Consulting, elaborado por ECCO QUALITÁ.
11 / Fases del proyecto
Fases del proyecto de implementación del SGC
El proyecto se ejecuta en cinco fases consecutivas. FINTAX se encuentra actualmente en la Fase 02: Diseño y documentación del SGC.
Fase actual: Fase 02
Duración estimada del proyecto: 9.5 meses
-
1
Fase 01
Diagnóstico de Calidad
1.5 meses Completada -
2
Fase 02
Diseño y Documentación del SGC
2 meses Fase actual -
3
Fase 03
Implementación y Operación
2 meses Programada -
4
Fase 04
Auditoría Interna y Acciones Correctivas
2 meses Programada -
5
Fase 05
Auditoría de Certificación
2 meses Programada
El siguiente paso es activar el sistema de gestión
FINTAX cuenta con una base técnica y documental para implementar un SGC medible, verificable y preparado para certificación.